La automatización y “digitalización” del Centro de Documentación Histórica “Lic. Rafael Montejano y Aguiñaga” de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí, mediante la autogestión y software libre.

La presente ponencia tiene como objetivo presentar el estudio de caso del proceso de modernización del Centro de Documentación Histórica “Lic. Rafael Montejano y Aguiñaga” de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí (CDHRMA-UASLP), México, constituido por una colección de aproximadamente 100 mil volúmenes bibliográficos, una amplia sección de manuscritos, publicaciones periódicas, e impresos , y un gran acervo documental que incluye el Archivo Histórico de la UASLP.
Hacia el año 2014, el CDHRMA-UASLP trabajaba con un sistema fundamentalmente análogo, al no contar con un catálogo electrónico ni de herramientas tecnológicas que le permitieran preservar y difundir sus materiales. En ese contexto, se emprendió un profundo diagnóstico del Centro, que buscaba detectar sus carencias con el fin de hacer más eficientes sus procesos. El análisis arrojó como resultado la necesidad de fortalecer cuatro áreas fundamentales: la implementación de un Sistema Integral de Automatización de Bibliotecas (SIAB); el manejo de los inventarios y catálogos mediante bases de datos eficientes; la digitalización de los materiales de alta demanda para garantizar su conservación; y la investigación académica de sus fondos y colecciones.
Ante la falta de presupuesto institucional, el equipo encargado del desarrollo del proyecto tomó la decisión de desarrollar el proyecto mediante el empleo de Software Libre y desarrollar estrategias para reducir al máximo los costos; así, para el desarrollo del SIAB se recurrió a la plataforma de acceso libre Koha; se migraron y sistematizaron las bases de datos en la plataforma File Maker (único software de paga que fue utilizado); para la digitalización de materiales se adquirió una cámara de alta resolución y se creó un soporte con iluminación no profesional para digitalizar documentos; y se implementó un equipo de investigación, coordinado por el departamento de investigación del Centro, con el apoyo de becarios, para crear bases de datos y analizarlas bajo el paradigma de las humanidades digitales.
Como resultado, al día de hoy se cuenta con un catálogo electrónico con más de 7 mil registros, dos periódicos del siglo XIX completamente digitalizados y en consulta, un inventario general de la biblioteca, la descripción detallada y digitalización de algunos fondos del archivo histórico, y herramientas de investigación realizadas mediante minería de texto.
La experiencia y reflexión planteada en ésta ponencia, busca poner sobre la mesa la importancia que herramientas como el software libre, y el desarrollo de aplicaciones tecnológicas e informáticas, puede impactar de manera favorable en la conservación y difusión de acervos bibliográficos y documentales de alto valor patrimonial, y garantizar el acceso a ellas por parte de los investigadores y público interesado tanto del presente como de generaciones futuras.